Revize a kontroly v obcích a softwarová podpora

Provádění revizí je samozřejmostí a povinností nejen v komerčním sektoru, ale týká se to pochopitelně také municipalit. Současný stav provádění těchto úkonů je však v mnoha těchto organizacích nastaven velmi nevhodně, neefektivně a z dlouhodobého hlediska také neudržitelně. To může způsobit časové, finanční i jiné problémy a komplikace. Předejít tomu lze nastavením správné koncepce vedení revizí a kontrol, např. pomocí vhodného softwaru nebo webové (cloudové) aplikace.

Širší pojetí správy revizí (čímž není myšlen samotný výkon, který je pochopitelně zcela v gesci technika) je v mnoha případech absolutně přenecháno technikům a jednotlivé organizace evidují pouze tištěné revizní zprávy. Tento systém může být jistě pohodlným řešením, z dlouhodobého hlediska je to však řešení neudržitelné.

Správa revizí a kontrol je disciplína, která má mnoho různých způsobů řešení. Od evidence v papírové formě, v excelových tabulkách nebo jiných jednoduchých systémech, až po důmyslné, někdy až přehnaně komplikované a drahé softwary. Přesto je nejvhodnější řešení někde uprostřed. Stále by měl být kladen důraz na jednoduchost a účelnost.

V dnešní době digitalizace se jeví jako vhodné řešení např. webové aplikace s přístupem odkudkoliv (tedy s daty uloženými bezpečně v cloudu) a s jednoduchým způsobem evidence. Do takové aplikace může přistupovat více uživatelů s různými typy oprávnění (zápisu, editace, nebo s přístupem pouze pro čtení a jakousi kontrolu). Nezávisle na sobě tak revizní technik může provést příslušnou revizi a zodpovědná osoba v dané organizaci zkontrolovat příslušný úkon a případně ho potvrdit. Takový úkon obvykle „spadne“ do evidence „Provedeno“ a lze jej kdykoliv zpětně dohledat.

To mám mnoho výhod. Kdykoliv můžeme snadno a rychle dohledat konkrétního revizního technika, kontakt a přímý spoj na jeho osobu, zkontrolovat kdy a jak byla revize provedena a vyčíst mnoho dalších důležitých informace včetně přiložených dokumentů. Také můžeme jednoduše „prokliknout“ na prvek, který byl v dané kontrole revidován a zjistit si další navazující informace. Snadno potom takovouto agendu předáme jinému technikovi, vznikne-li například nějaký problém.

Ideálním řešením, a přesto nijak komplikovaným, je nastavení revizí v některém z dostupných softwarů nebo online aplikací. Tím zaručíme dlouhodobou evidenci, kdy jednotlivé revizní zprávy můžeme ofocené přiložit k patřičnému záznamu a snadno jej tak dohledat, ale také přehlednost a podrobné plány revizí do budoucna. A to včetně hlídání jednotlivých termínů a upozornění.

Tím nehrozí ztráta revizních zpráv, přehledu o budoucích činnostech a o jednotlivých prvcích/zařízeních, které podléhají revizím. Při obměně revizního technika (ať již z jakéhokoliv důvodu) se nemusíme bát zdlouhavého a komplikovaného převedení na jiného technika. Nový technik pouze převezme agendu po technikovi původním, která je vedena online a s přístupem a kontrolou samotné organizace. Ta díky tomu ví o každé vykonané i plánované revizi, kdy se má vykonávat, kdo, jak a kdy ji vykonal a dle jakého předpisu.

Tento způsob nám zaručí dlouhodobou udržitelnost a bezproblémový chod v jakýchkoliv situacích. Revizní techniky nemusí nosit plánované revize „v hlavě“, ale vést si přehlednou evidenci a plánování v sofistikovaném softwaru. Za každé zařízení podléhající revizi také zodpovídá určitý pracovník organizace. Ten má díky takovému softwaru zaručený přehled a okamžitý přístup např. ke kontaktům na příslušného revizního technika, kterého v případě jakýchkoliv problémů nebo prodlevy ve výkonu může kontaktovat.

Dlouhodobá evidence i zpětně vykonaných revizí je způsob, jak sledovat vývoj a optimalizovat jednotlivé procesy. Na základě toho například sjednotit činnosti a ve výsledku šetřit čas i náklady. Vhodně tyto jednotlivé segmenty kombinuje nová start-upová online aplikace urbido.

Ta se zaměřuje na celkovou správu majetku (facility management), revize a kontroly, komplexní pasportizaci: pasport komunikací, pasport osvětlení, budov, hřišť apod., včetně stále aktuálních dat importovaných do aplikace z databáze ČÚZK. Na ty mohou být jednotlivé revize a kontroly propojeny. Tímto řešením je zajištěn bezproblémový přehled a chod pravidelných revizí a kontrol, ale i jiných údržbových činností.